Пользователь, выполнивший успешный вход в систему, получает возможность видеть любые документы организации, к которой этот пользователь принадлежит. Он может просматривать и формировать (создавать, редактировать, проверять и т. д.) эти ЭД, то есть выполнять базовые операции, связанные с изменением содержания ЭД и в конечном счете с заполнением полей экранных форм ЭД.

Однако некоторые документы нуждаются в дополнительной защите от злоумышленных действий (подмены содержания, фальсификации авторства, отказа от авторства, имитации несуществующих документов и т. п.) и / или от непреднамеренного искажения в процессе обработки и передачи. Для документов на бумажном носителе в качестве такой защиты обычно используется собственноручная подпись ответственного лица с печатью и датой. Для соответствующих электронных документов (подписываемых ЭД) подобную защитную роль играет специальный блок данных, электронный аналог собственноручной подписи (электронная подпись), далее в данном документе для краткости называемый просто подпись ЭД. Этот блок данных формируется с использованием средств криптографической защиты информации (СКЗИ) и включается в состав ЭД при выполнении пользователем операции постановки подписи.

Формирование подписей под документами выполняется согласно гр. инстр. «Работа с подписями под документами».